Quy trình setup hội nghị

Hướng dẫn quy trình setup hội nghị đạt chuẩn

Hội nghị, hội thảo về các chủ đề các lĩnh vực diễn ra hàng ngày vì thế chúng ta cần nắm bắt được quy trình setup hội nghị để có lúc áp dụng. Hiện nay tại các sự kiện lớn sẽ có nhiều quy trình khác nhau, tuy nhiên nó sẽ có chung một quy trình cơ bản để từ đó triển khai thành các hội nghị cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

1. Các bước của quy trình setup hội nghị

Các bước đơn giản nhưng cần tỉ mỉ

Để hội nghị được thành công tốt đẹp như mong muốn của ban tổ chức chắc chắn bạn phải lên một kế hoạch thật chi tiết cho hội nghị đó. Trong số đó không thể thiếu quy trình setup hội nghị.

– Mục đích tổ chức

Người lên kế hoạch tổ chức hội nghị cần nắm bắt rõ mục đích của hội nghị này là gì, hướng đến tầng lớp nhân vật, khách hàng hay đối tượng nào…

– Thời gian tổ chức

Thường thường các hội nghị được tổ chức vào dịp cuối tuần để thu hút được nhiều khách mời. Tùy nội dung cụ thể mà thời gian và đối tượng khác nhau.

– Lựa chọn địa điểm tổ chức

Đây là khu rất quan trọng vì địa điểm thuận lợi dễ tìm hay không dễ tìm… sẽ quyết định người tham dự đến đông hay ít kèm theo mô hình ghế ngồi như thế nào cho thuận tiện.

– Xây dựng kịch bản chương trình

Muốn xây dựng được kịch bản chương trình, người làm kịch bản phải hiểu rõ nội dung, mục đích và hiệu quả chương trình mong đợi…

– Phân công, luân chuyển công việc

Lựa chọn, sắp xếp công việc phù hợp với từng người trong khâu tổ chức sự kiện hội nghị, đảm bảo mọi điều nằm trong kiểm soát và có phương án phòng tránh…

– Gửi thư mời đến khách tham gia

Đảm bảo các khách mời đều được bao quát, tuyệt đối không nên bỏ sót nhân vật quan trọng nào.

– Chuẩn bị trước thềm hội nghị

● Setup sân khấu, không gian hội nghị: Bàn ghế, kiểu không gian như thế nào phù hợp
● Chuẩn bị các tài liệu tham khảo cho khách mời nếu có…

– Kết thúc chương trình

Tặng quà (nếu có) tiễn khách ra về. Sau đó dọn dẹp hậu kỳ.

2. Tầm quan trọng của quy trình setup hội nghị

Hội nghị thành công quyết định phương hướng của bạn

Như chúng ta thường thấy có rất nhiều chương trình hội nghĩ diễn ra thành công tốt đẹp với thiết kế sân khấu lộng lẫy, bàn ghế ngay ngắn và phù hợp. Cách bày trí trong phòng hội nghĩ cũng hài hòa về màu sắc và có gu thẩm mỹ.

Hơn nữa, điều quan trọng là không phải ngẫu nhiên mà một buổi hội thảo thành đến vậy, chúng phụ thuộc vào một quy trình chuẩn chặt chẽ được ban tổ chức đã sắp xếp trước đó.Mỗi hội nghĩ đều có nội dung khác nhau để người chuẩn bị liên hệ setup chương trình phù hợp.

Nếu không có những phương án setup hội nghị trước khi có sự cố xảy ra chúng ta trở tay không kịp, có nguy cơ hội nghị bỏ không. Hơn thế nữa đó là sự tổn thất về danh dự tiền bạc, công sức của biết bao người.

3. Những lưu ý khi setup hội nghị

Cách setup bàn hội nghị quyết định đến sự thành công của chương trình

– Trước khi muốn tổ chức hội nghị cần chú trọng đến khảo sát địa điểm tổ chức. Đây là khâu rất quan trọng vì địa điểm quyết định phần lớn sự thành bại của hội nghị. Một địa điểm thuận lợi sẽ thu hút người dân đến xem nếu là sự kiện mở rộng. Hội thảo khép kín cần nơi trang trọng đường hoàng, chuyên nghiệp…

– Cách setup bàn hội nghị khoa học nhất để phù hợp với từng hội nghị, nội dung diễn ra để có cách sắp xếp ghế phù hợp, tạo hiệu quả nhất trong công việc. Không nên coi nhẹ vấn đề này vì nếu bàn kê không đúng kiểu của hội nghĩ sẽ dẫn đến nội dung loãng không ai để ý. Hội nghị thất bại.

– Đưa ra phương án đề phòng cho những sự cố xảy ra

Tóm lại, bằng những thông tin chi tiết và khách quan mà Nội thất Hòa Phát gửi đến độc giả trong bài viết trên, hy vọng rằng bạn đã hiểu và có thể xây dựng tốt một chương trình hội nghị. Đồng thời, khi thiết kế phòng hội nghị sẽ cần đến bàn ghế, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để thuê hoặc mua những sản phẩm chất lượng hiện nay.

Để biết thêm thông tin sản phẩm quý khách vui lòng liên hệ hotline: 0906 727 729 – 0903 779 283 (zalo – viber) hoặc truy cập website: https://hoaphatmiennam.vn/ban-hoa-phat